Schritt 1 von 8
Ihren bestehenden Dienstplan übergeben
Sie beginnen mit dem, was Sie schon haben
Übergeben Sie Ihren bestehenden Dienstplan, zum Beispiel als Excel-Datei oder als anderen Export aus Ihrem jetzigen System. Rondus muss nicht mit einem leeren Bildschirm beginnen: Ihre heutige Praxis ist der Ausgangspunkt.
Illustratives Beispiel Schritt 2 von 8
Regeln und Personal auslesen
Wir lesen aus Ihrem Dienstplan, wie heute geplant wird und wer arbeitet
Aus dem übergebenen Dienstplan lesen wir die Dienstplanregeln und die Mitarbeitenden aus. So sehen Sie sofort, welche Dienste es gibt, welche Regeln die Dienstplangruppe, also die Gruppe, die gemeinsam einen Dienstplan trägt, anwendet und wer im Dienstplan steht. Diese Dienstplanregeln sind der Rahmen, in dem die Dienstplangruppe künftig plant.
Illustratives Beispiel Schritt 3 von 8
Regeln und Anforderungen je Mitarbeitenden verfeinern
Jetzt übernehmen Sie in der Dienstplanung die Steuerung
Sie schärfen die ausgelesenen Dienstplanregeln und die Anforderungen je Mitarbeitenden nach, sodass sie genau zur Arbeitsweise Ihrer Dienstplangruppe passen. Das niederländische Arbeitszeitgesetz (Arbeidstijdenwet) und die Verteilung nach Dienst-fte, also dem Anteil an einem vollen Dienstpaket, den eine Person trägt, liegen als feste Untergrenze bereit; die Regeln aus Ihrer cao, dem niederländischen Tarifvertrag, richten Sie als Profil ein. Nachschärfen können Sie an drei Stellen.
Dienstkürzel
Jeder Dienst hat ein Kürzel, das Sie selbst einrichten. Zeiten, gültige Tage, Besetzung und Farbe bestimmen, wie Rondus den Dienstplan kontrolliert und anzeigt. Je Kürzel legen Sie auch fest, welche Funktionsgruppen den Dienst übernehmen dürfen und ob der Dienst für die Verteilung und für die Vertragsstunden zählt.
Dienstkürzel: je Kürzel eine Farbe und eine Beschreibung. In der Vergrößerung sehen Sie auch Tagesabschnitt, Zeiten, gültige Tage und Besetzung. Beispieldaten. Die App ist auf Niederländisch. Dienstblöcke
Ein Dienstblock ist eine Folge von Diensten, die als Ganzes an eine Person geht. So arbeiten Assistenzärztinnen und -ärzte in Blöcken, die in die cao passen, damit ihre Rotationen so wenig wie möglich unterbrochen werden. Oder denken Sie an eine Stationswoche, in der eine Fachärztin oder ein Facharzt die ganze Woche die Station betreut, für größtmögliche Kontinuität der Versorgung, oder an einen Wochenendblock von Freitag bis einschließlich Sonntag. Je Tag legen Sie fest, welche Dienstkürzel zum Block gehören.
Dienstblöcke: Sie legen je Tag fest, welche Dienstkürzel zum Block gehören. Beispieldaten. Die App ist auf Niederländisch. Weiterbildungspläne und individuelle Anforderungen
Für Ärztinnen und Ärzte in Weiterbildung (AIOS), Assistenzärztinnen und -ärzte ohne Weiterbildungsstelle (ANIOS) sowie Physician Assistants und Pflegeexpertinnen und -experten (PA/VS) legen Sie je Person den Weiterbildungs- oder Einarbeitungsplan fest. Welche Rotationen jemand durchlaufen hat, bestimmt, für welche Dienste diese Person eingeplant wird.
Siehe die Bildschirme unter Dienstplan und Autoplaner und unter Weiterbildungsplan
Schritt 4 von 8
Planungsphasen festlegen
Sie bestimmen, in welchen Phasen Sie planen möchten
Statt den ganzen Dienstplan auf einmal zu erstellen, bauen Sie ihn Phase für Phase auf, zum Beispiel zuerst die Dienste, danach die Ambulanz und zum Schluss eine Optimierungsrunde. So behalten Sie den Überblick und können nach jeder Phase kontrollieren, bevor Sie weitermachen.
Die Phasen eines Dienstplans: Nach jeder Phase übernehmen Sie den Vorschlag oder verwerfen ihn. Beispieldaten. Die App ist auf Niederländisch. Schritt 5 von 8
Dienstwünsche sammeln
Dann sammeln Sie, was in der Dienstplangruppe ansteht
Denken Sie an allgemeine Dienstwünsche, Urlaubswünsche, „Bitte kein Dienst“-Wünsche und Kurse. Mitarbeitende geben ihre Wünsche digital über die App weiter, und auch individuelle Wünsche können Sie selbst abfragen. Urlaubspläne und die Verteilung der Feiertage planen Sie bis zu fünf Jahre im Voraus als Entwurf. Dieser bleibt jederzeit anpassbar, und schon im Entwurf sehen Sie, wie die Verteilung ausfällt.
Die Wünsche der Dienstplangruppe: Sie entscheiden je Tag. Beispieldaten. Die App ist auf Niederländisch. Schritt 6 von 8
Planen und einen Vorschlag erhalten
Jetzt starten Sie die erste Phase, und Rondus macht einen Vorschlag
Sie starten die Phase, und Rondus schlägt einen möglichst optimalen Dienstplan vor, innerhalb Ihrer Regeln und mit den Wünschen der Dienstplangruppe. Die Dienste sind nach Dienst-fte verteilt, und bei jedem vorgeschlagenen Dienst sehen Sie, warum diese Person an der Reihe war. Die vorgeschlagenen Dienste sehen Sie gepunktet im Dienstplan und entscheiden je Phase, was Sie übernehmen. Danach gehen Sie zur nächsten Phase. Sie können den Dienstplan vollständig ohne Kapazitätsmodul erstellen: Rondus plant dann auf Grundlage der Besetzung, die Sie je Dienstkürzel eingerichtet haben. Das Kapazitätsmodul ist optional und in Entwicklung. Nutzen Sie es künftig, gleichen Sie den Dienstplan zusätzlich mit den Budgetvereinbarungen und den aktuellen Wartelisten ab, sodass Sie sehen, ob die eingesetzte Kapazität zum Versorgungsbedarf passt.
Mehr über das Kapazitätsmodul (in Entwicklung) und den Autoplaner
Beispieldaten. Die App ist auf Niederländisch. Schritt 7 von 8
Den Dienstplan veröffentlichen
Ist der Dienstplan fertig, veröffentlichen Sie ihn
Nach der letzten Phase haben Sie einen Dienstplan je Mitarbeitenden. Sie veröffentlichen ihn für die ganze Dienstplangruppe, und die Mitarbeitenden haben ihren Dienstplan und ihre Wünsche danach jederzeit in der persönlichen App zur Hand.
Der Dienstplan je Person, mit den Diensten als Farbkürzel. Beispieldaten. Die App ist auf Niederländisch. Schritt 8 von 8
Mitarbeitende sehen ihren eigenen Dienstplan in der App
Nach dem Veröffentlichen haben alle ihren Dienstplan zur Hand
Alle Mitarbeitenden sehen in der persönlichen App ihre Dienste von heute und den kommenden Tagen. Dort geben sie auch ihre Wünsche weiter und bitten eine Kollegin oder einen Kollegen, einen Dienst zu übernehmen. Rondus kontrolliert, ob die Kollegin oder der Kollege den Dienst übernehmen kann, und wer den Dienstplan erstellt, gibt die letzte Zustimmung.
Heute in der persönlichen App. Beispieldaten. Die App ist auf Niederländisch.